Papierlos arbeiten beginnt nicht beim Scanner, sondern beim Prozess selber.
Bevor Dokumente „digitalisiert“ werden, ist es vom Vorteil die Analyse zu starten, wo sie entstehen, wer sie bearbeitet, welche Informationen benötigt werden und wo sie anschließend abgelegt werden. Erst danach sollte entschieden werden, welche Dokumente digitalisiert, welche Abläufe automatisiert und welche Systeme eingesetzt werden.
Moderne papierarme Arbeitsweisen versteht man heute unter Dokumentenmanagement, digitale Workflows, elektronische Signaturen und strukturierte Archivierung.
Die aktuellen Entwicklungen im DACH-Raum zeigen gleichzeitig: Der Bedarf ist groß, doch insbesondere Zeitmangel und fehlende Ressourcen bremsen viele Unternehmen bei der Umsetzung.
Der erste Schritt zur Digitalisierung ist deshalb nicht die Auswahl einer Software oder neuesten Hardware – eher das Verständnis des bestehenden Prozesses. Wäre da nicht das Thema mit dem Zeitmanagement ..
Gerade im dritten Quartal 2026 zeigt sich weiterhin ein interessantes Spannungsfeld: Trotz zunehmender Digitalisierung bleibt Zeit ein wesentliches Hindernis für Unternehmen. Eine aktuelle Digitalisierungsumfrage der IHK München nennt Zeit mit 61 % als eine der größten Herausforderungen bei der Umsetzung digitaler Prozesse. Auch eine aktuelle DATEV-Erhebung zeigt, dass 54 % der befragten Kanzleien zu wenig Zeit haben, sich mit Digitalisierung zu beschäftigen; weitere 46 % sehen den zeitlichen Aufwand für die Implementierung als Hindernis.
Die Gründe dafür liegen häufig nicht in fehlender Technologie, sondern in komplexen bestehenden Abläufen, fehlenden personellen Ressourcen, mangelnder Integration verschiedener Systeme, Medienbrüchen und fehlender Zeit für die eigentliche Umstellung aber auch der Schnelllebigkeit dieser Thematik. Auch aktuelle Untersuchungen aus dem DACH-Raum bestätigen, dass fehlende interne Ressourcen, Personalmangel und komplexe Altsysteme die Digitalisierung vieler Unternehmen, egal ob Klein-, Mittel- oder Großfirmen, bremsen.
Damit entsteht ein wichtiger Punkt: Eine digitale Lösung macht einen ineffizienten Prozess nicht automatisch effizient. Wird beispielsweise ein bisheriger Papierprozess lediglich als PDF weitergeführt, können zusätzliche Arbeitsschritte entstehen, ohne dass tatsächlich Zeit eingespart wird.
Der erste Schritt zu erfolgreicher Digitalisierung sollte deshalb immer die Analyse des bestehenden Prozesses sein. Erst wenn klar ist, wo Zeit verloren geht, welche Arbeitsschritte tatsächlich benötigt werden und wo unnötige Übergaben oder manuelle Tätigkeiten entstehen, kann entschieden werden, welche Dokumente, Abläufe oder Aufgaben sinnvoll digitalisiert oder automatisiert werden können.
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